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議事録について

前回打ち合わせの前に用意するアジェンダシートのツール公開でしたが、今回は打ち合わせ後に作成する議事録のテンプレートを公開したいと思います。


「議事録の書き方」でググッってみると、書き方をどうしたらいいとか、色々な方がアドバイスをされている記事を見かけます。ディレクションという仕事をしてる以上、議事録も上手に書けるようになりたいものですね。


弊社でも議事録テンプレートはありますが、結局のところ打ち合わせの内容によってや案件によって項目など変化するので、都度作成しているようなイメージです。メールですませることもあります。あらかじめ、自分用のフォーマットをお持ちになられることをお勧めします。


1)日時
2)場所
3)出席者
4)議題
5)議事
6)決定事項
7)宿題


わたしは上記のようなかたちをとることが多いです。
「宿題」というのはあまり見かけないかと思いますが、
次回打ち合わせまでに、誰がどんな宿題をしてくるか?が明確になり便利です。打ち合わせが終わった後にPDFにして関係者全員にメールを送ることで、書きそびれがないかや、宿題のお願いも改めてすることができます。


※一般的なビジネスマナーですが、下記注意事項などにも気を配りましょう。
・出席者は、役職順に記載する
・同役職の場合先輩・後輩を見極めて明記する
・ならべく部署名や肩書きなども明記する
・決定の経緯は「誰が何を決定したか」まで明記する

下記エクセル資料はジーピーオンラインで実際に使用している議事録テンプレートです。自由にダウンロードしてお使いください。


ダウンロード:GP議事録テンプレート.xls


(aiko)

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