ツール紹介

Webディレクターにおすすめのメール管理術

メーラーは何をお使いでしょうか?

ジーピーオンラインではThunderbirdを使っています。
セキュリティとカスタマイズに強いとうたっていますが、
一番はメールの検索がとても特化している点で重宝しています。
(ちなみにジーピーオンラインではConfirm-Addressという誤送信予防のアドオンを入れています。)

いろいろ試してみた結果、
私の業務に一番合ったおすすめのメール管理を紹介したいと思います。


1.メールの仕分け方法

ディレクターは複数のプロジェクト進行に関わっている場合が多く、
1日の受信メールは社内のメーリングリストなども含み60?120件くらい。
即座に重要度を把握して日中でさばいていくことが多いです。

プロジェクト別にフィルタリングで自動仕分け・・・とかすごく良さげに見えるのですが、
すべてのメールをまず受信トレイで受信することをおすすめします。

そのメールに用事がなくなったら(メールの内容について作業完了したら)、
該当するフォルダへ移動させて、
TODOリストのような使い方をするのが一番事故(返信忘れていた!など)が防止でき、
さらに受信トレイを空にしようとさっさと仕事に取り組めるので、やる気がでます!


2.フォルダはプロジェクト別が使いやすい

フォルダは下記画像のようにプロジェクト別に管理しています。
rd_110202_01.jpg

基本現在進行中のプロジェクトのみフォルダが用意されており、終了したプロジェクトフォルダは終了プロジェクトフォルダに移動させてフォルダ一覧をすっきりさせ、基本、現在進行中のプロジェクトのみフォルダが用意されており、終了したプロジェクトフォルダは終了プロジェクトフォルダに移動させてフォルダ一覧をすっきりさせています。

プロジェクト別に管理する理由は・・・
・送信者検索や、メールアドレスの一部検索などがあるので、会社別フォルダは不要
・同じ担当者様で複数のプロジェクトが進行する場合がある
・バックアップがとりやすい(終了したプロジェクトはバックアップとって削除できる)


3.テンプレートで効率UP

定期的に送るメールなどがあれば、是非テンプレート化をおすすめします。
時間短縮ができるばかりか、メールをつくる「めんどくささ」もなくなります。


メール管理術はさまざまな方法がありますが、業種、職種で大きく変わります。
(私も前職ではノーツというグループウェアでメールを利用していたが、今とはまったく違った使い方でした。)これからWebディレクターをはじめる方や、同じ業界の方、メール管理を模索されている方など・・・参考になれば幸いです。


(aiko)

Webトレンド情報局とは

最新ネットニュースから、ブランディング戦略、マーケティングまで!Webサイトの活用術、解説します。
【隔週火曜日更新】

運営会社:株式会社ジーピーオンライン

RSSを購読する

Monthly Archive