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WBSを用いたweb制作スケジュール(前編)


スケジュールのテンプレートはジーピーオンライン社内でもいくつかあるのですが、
制作期間や制作ボリュームなど案件自体の難易度によって、WBSでスケジュール管理をしています。
今回はそのWBSの作り方について取り上げたいと思います。


前編
 1.まずはじめに
 2.WBSのスケジュールだとなにが違うのか
後編
 3.WBSをつくってみよう
 4.WBSを用いたweb制作スケジュールテンプレート


1.まずはじめに

WBS(Work Breakdown Structure)自体は計画を立てる際に用いられるPMBOKの手法の一つで、
そのプロジェクトにたいして発生するタスクを作業単位で細かく洗い出していった項目一覧を指します。
ウェブ業界でもPMBOKを用いてプロジェクト管理をする手法が取り入れられてくるようになりました。
WBSについて話をする前にこのPMBOKについても触れさせてもらいます。


<PMBOKとは>

PMBOK(Project Management Body of Knowledge)とは要約するとPMI(Project Management Institute)という世界最大のプロジェクトマネジメントのプロフェショナル協会が策定したプロジェクトマネジメントの知識を汎用的に体系化したもので、事実上プロジェクトマネジメントの世界標準になっているものです。

従来行われてきたQCD管理(品質・コスト・納期の管理)以外に「スコープ管理」「組織・要員管理」「コミュニケーション管理」「リスク管理」「調達管理」という5つとそれらをトータルに管理する「統合管理」を含めた9つの考え方から構成されているのが大きな特徴になっています。9つの管理それぞれに「立上げ」「計画」「実行」「管理」「終結」という5つのプロセスと「入力」「ツールと技法」「出力」という3つのパートで分類されており、この通りに管理が出来れば無敵ですね。


2.WBSのスケジュールだとなにが違うのか


・納期までの流れを共有するためのスケジュール
・見積もりとともに納期を共有するためのスケジュール
・お客さまに関係のあるタスクだけをまとめた概算スケジュール


提案時の大まかなスケジュールから見積もり提出時の概算スケジュールなど
スケジュールを作成するタイミングによって、精度の違いや目的の違いが出てきます。


WBSをスケジュールに取り入れるということは、PMBOKでいうスコープ(必要な作業の範囲)管理になりますが、
何をつくるかがおおまかにでも決まっていないと(定義ができていないと)作成することができません。
つまり、前提要件とセットでWBSが作成されるかたちになります。


実際にはWBSを用いる案件となると頭の中で整理しきれない大規模案件になってきます。
要件変更などが生じて、各種タスクのスケジュールに見直しが必要な際に、
WBSのスケジュールだとどのタスクに影響があって、どこに問題が生じるかを把握しやすくなるのが利点です。



後編では実際にWBSを用いた制作スケジュールをつくってみます。

みなさんの理解が深まるよう、つくる過程をご紹介しながら説明をしていく予定です。
さらにスケジュールテンプレートを配布する予定ですので、乞うご期待!


(aiko)

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打ち合わせ時に使用するアジェンダテンプレート

aiko_20120724.jpg
Webディレクターにとって、仕事の中で大きなウエイトを占めているのが「打ち合わせ」です。取引先のお客様との打ち合わせから社内の制作スタッフとの打ち合わせまで、本当に打ち合わせが多い職種です。


その中で特にお客様との打ち合わせで必要になってくる資料が「アジェンダ」です。
どのような打ち合わせをするのか、打ち合わせの目的は何なのかを関係者間で意識をすり合わせる事前資料となり、当日は話が脱線してもその後元に戻ってこられる大事な資料となります。


案件によってや、打ち合わせの内容によってはアジェンダを用意しない場合がありますが、そのような時でも自分用の打ち合わせメモとして持参したい資料のひとつで、弊社では遠方のお客様との電話打ち合わせの際にも利用しています。
普段使われていない方は是非使ってみてください。


「意味がなかったなぁ」
という打ち合わせがひとつでも減りますように。


下記ダウンロード資料はジーピーオンラインで実際に使用しているアジェンダテンプレートです。
ご自由にお使いください。


PDFプレビュー: gp_template_Agenda.pdf
xlsダウンロード: gp_template_Agenda.xls


(aiko)

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ワイヤーフレームテンプレート

ScreenShot00147.jpg


Webサイトを構築するにあたって重要な要素の内の一つがワイヤーフレーム(骨組み)になります。ワイヤーフレームはWebサイトの設計図に当たるもので、この設計図の出来次第でWebサイトのクオリティや制作進行が大きく左右されます。


そんなワイヤーフレームの書き方に正解はないですが、
ジーピーオンラインではパワーポイントでディレクターが制作をします。

数をこなしていると、ワイヤーフレームを書くのが目的になりがちですが、
ワイヤーフレームを書くのが目的ではなく、情報や要素を整理するのが本来の目的です。
なぜこのワイヤーフレームの内容にいたったのかを説明できなければ、
ワイヤーフレームとしての存在意義がありません。


わたしは先にA3の紙に手書きで殴り書きしながらサイトの内容を考えていくタイプですが、
頭の中で考える人、パワーポイント上で手を動かしながら考える人、さまざまです。


そんな奥が深いワイヤーフレームですが、パワーポイントで制作する際に少しでも楽になるようにということで、
ジーピーオンラインではワイヤーフレームのテンプレートはもちろん、
「コピペでらくらく ワイヤーフレーム用 基本オブジェクト」という設計に必要な要素をオブジェクト化したものを、
スタッフ共通で使用することになっています。


楽になるだけでなく、誰がつくってもある程度のクオリティを保てることができます。
どうせ作るならキレイなワイヤーフレームを用意したいですね。


下記パワーポイント形式の資料はジーピーオンラインで実際に使用しているワイヤーフレームテンプレートです。
ご自由にダウンロードしてお使いください。


ダウンロード
IA_wireframe_20100723.zip
ファイル内訳
コピペでらくらく ワイヤーフレーム用 基本オブジェクト_ver1.00.ppt
ワイヤーフレーム_ver1.01.ppt


(aiko)

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サイトマップと画面フロー図

ScreenShot00013.jpg


Webサイト制作時にはじめに用意するドキュメントですね。
ジーピーオンライン内でも用途に合わせて色々なサイトマップが存在します。
どう使うかはそれぞれのディレクターにまかされますが、大きくわけるとサイトマップ(サイトの構成図)と画面フロー(サイトの画面遷移図)というところでしょうか。


基本的にお見積もりをする段階で(テンプレートAのような)簡易なサイトマップは必須になります。
資料としてクライアント様に提出する場合(テンプレートBのような)見やすいものを作成します。
画面の遷移などを表す必要があるシステム案件などになると(画面フロー図のような)画面ごとの遷移マップが必要になります。


これらの資料は制作するために必要というわけでなく、進行する上でもゴールへ導く重要な資料です。
進行途中でサイト構成が変わるというのは、(やらかしたこともありますが)本当ダメディレクションの典型です。


下記のパワーポイント資料、エクセル資料はジーピーオンラインで実際に使用しているサイトマップテンプレートです。
自由にダウンロードしてお使いください。


ダウンロードIA_sitemap_20100111.zip

ファイル内訳
GP サイトマップテンプレートA.xls
GP サイトマップテンプレートB.ppt
GP サイトマップテンプレートC.ppt
GP 画面フロー図.ppt


(aiko)

続きを読む: サイトマップと画面フロー図
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議事録について

前回打ち合わせの前に用意するアジェンダシートのツール公開でしたが、今回は打ち合わせ後に作成する議事録のテンプレートを公開したいと思います。


「議事録の書き方」でググッってみると、書き方をどうしたらいいとか、色々な方がアドバイスをされている記事を見かけます。ディレクションという仕事をしてる以上、議事録も上手に書けるようになりたいものですね。


弊社でも議事録テンプレートはありますが、結局のところ打ち合わせの内容によってや案件によって項目など変化するので、都度作成しているようなイメージです。メールですませることもあります。あらかじめ、自分用のフォーマットをお持ちになられることをお勧めします。


1)日時
2)場所
3)出席者
4)議題
5)議事
6)決定事項
7)宿題


わたしは上記のようなかたちをとることが多いです。
「宿題」というのはあまり見かけないかと思いますが、
次回打ち合わせまでに、誰がどんな宿題をしてくるか?が明確になり便利です。打ち合わせが終わった後にPDFにして関係者全員にメールを送ることで、書きそびれがないかや、宿題のお願いも改めてすることができます。


※一般的なビジネスマナーですが、下記注意事項などにも気を配りましょう。
・出席者は、役職順に記載する
・同役職の場合先輩・後輩を見極めて明記する
・ならべく部署名や肩書きなども明記する
・決定の経緯は「誰が何を決定したか」まで明記する

下記エクセル資料はジーピーオンラインで実際に使用している議事録テンプレートです。自由にダウンロードしてお使いください。


ダウンロード:GP議事録テンプレート.xls


(aiko)

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